Ngày nay, trong mỗi sự kiện như trưng bày sản phẩm, khai trương, hội nghị, hội thảo, các sự kiện tại văn phòng, công ty… tiệc teabreak là một sự lựa chọn hầu như không thể thiếu. Đây cũng là cách để đơn vị tổ chức thể hiện sự quan tâm đến khách mời tham dự.
1. Khái niệm về tiệc Teabreak
Tiệc teabreak là sự kiện của một buổi tiệc nhẹ, được tổ chức với phương thức là là buổi tiệc đứng, thực đơn là sự kết hợp giữa bánh ngọt và trái cây hoặc bánh ngọt kết hợp bánh mặn và trái cây, các loại nước kết hợp… được tổ chức vào khoản thời gian trước khi bắt đầu sự kiện hoặc trong khoản thời gian giải lao giữa của sự kiện.
Thời gian tổ chức tiệc thường từ khoảng 30 – 60 phút, tương ứng với thời gian giải lao, nghỉ ngơi cho khách mời tham gia sự kiện. với khoản thời gian nêu trên đủ để các khách mời thư giản và thưởng thức được các món ăn nhẹ để tiếp tục sự kiện.
Ngày nay, tiệc teabreak rất phù hợp cho những sự kiện như trưng bày sản phẩm, khai trương, hội nghị, hội thảo, các sự kiện tại văn phòng, công ty… Đây cũng là cách để đơn vị tổ chức thể hiện sự quan tâm đến khách mời tham dự.
2. Các loại hình tiệc Teabreak hiện nay
2.1 Tiệc trà nội bộ
Tiệc trà nội bộ diễn ra trong các cuộc họp nội bộ, các phòng ban trong công ty, các khóa học cho nhân viên, các buổi training cho nhân sự, … Hình thức này có đặc điểm là mọi người thường bị hạn chế về mặt thời gian, phần lớn thời gian dành cho hội họp, training, trao đổi và tranh thủ sử dụng tiệc lúc nghỉ giải lao.
2.2 Tiệc trà hội thảo, hội nghị, tổ chức sự kiện
Với các buổi hội thảo, hội nghị người tham dự sẽ là những người cùng trong ngành. Những người cùng hoạt động trong một lĩnh vực, có sự liên kết và quen biết nhau.
Tiệc trà teabreak sự kiện phải được bày trí trang trọng, lịch sự, với menu tiệc đa dạng, phong phú và hấp dẫn.
Tiệc teabreak là một phần quan trọng, quyết định đến sự thành công hay không của hội nghị, sự kiện. Tiệc thường được setup theo hình thức tiệc đứng, khách mời tự do lựa chọn đồ ăn, đồ uống yêu thích.
2.3 Tiệc trà liên hoan công ty, liên hoan lớp học
Tiệc trà liên hoan thường có quy mô tổ chức nhỏ, đơn giản, các thành viên tham gia thường là trong nội bộ, hội nhóm, lớp học, … tụ tập lại cùng nhau ăn uống, chuyện trò hát hò và cùng thưởng thức các món trái cây, bánh ngọt. Vì vậy, teabreak dùng trong buổi tiệc liên hoan sẽ chú trọng nhiều đến món ăn cũng như số lượng đồ ăn, về hình thức trình bày đơn giản, không yêu cầu quá cầu kỳ.
3. Một số lưu ý khi tổ chức tiệc teabreak
3.1 Không gian tổ chức sự kiện
– Với những dịp như hội nghị, hội thảo, khai trương văn phòng, thiết đãi nhân viên… tiệc Tea break thường được tổ chức ngay địa điểm diễn ra sự kiện. Thế nên để đáp ứng đúng chuẩn bữa tiệc, khách có thể, tự do di chuyển, thoải mái dùng tiệc và cởi mở trao đổi, kết nối cùng nhau, người tổ chức cần sắp xếp lại không gian sao cho thông thoáng và thuận tiện duy chuyển nhất có thể. Để không khí thêm lãng mạng và uyển chuyển hơn thì nên mở thêm những bài nhạc có âm hưởng nhẹ nhàn du dương.
3.2 Thực đơn và thức uống cho buổi teabreak
Đây là tiệc đứng, món ăn và dụng cụ ăn được bày trí sẵn trên bàn, người dùng tự do đến lấy và thưởng thức, không cần phục vụ. Vì vậy, để tiện cho khách, bạn nên chọn những món ăn nhỏ, gọn gàng, vừa một lần ăn tránh trường hợp bánh to, dễ rơi vãi, cản trở quá trình giao tiếp. Nước uống thì nên chọn những loại có tính giải khác cao và được chuẩn bị sẵn như nước ép trái cây, hoặc các loại thức uống thời gian chuẩn bị không quá mất nhiều thời gian như trà hoặc cà phê…
3.3 Nhân viên phục vụ
Về cơ bản thì Tea break là tiệc tự phục vụ, mọi thứ được bày sẵn, người dùng chủ động thưởng thức. Tuy nhiên, để buổi tiệc thêm phần chuyên nghiệp thì nên cần ít nhất 1 người phục vụ với các nhiệm vụ chính:
– Hướng dẫn khách khi khách cần hỗ trợ
– Quan sát và xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình diễn ra buổi tiệc
– Đảm bảo vệ sinh bàn tiệc. Nếu có nhân viên phục vụ, bạn ấy sẽ thường xuyên dọn vụn bánh, các dụng cụ ăn uống dơ hoặc đã qua sử dụng ra khỏi khu vực tổ chức tiệc Tea break, giúp bàn tiệc trở nên sạch sẽ và thẩm mỹ hơn.
4. Chi phí cho một buổi tiệc Teabreak
Căn cứ vào quy mô tổ chức và đối tượng khách tham dự của buổi tiệc, chi phí dao động từ 30.000đ/ suất – 200.000đ/suất, khách hàng có thể lựa chọn nên thực đơn tiệc teabreak đãi khách phù hợp. Hiện nay trên thị trường, tiệc teabreak được chia thành 3 cấp độ cho khách hàng dễ dàng lựa chọn, đó là: thực đơn teabreak cao cấp, sanh trọng; thực đơn teabreak cơ bản cho nội bộ công ty, và thực đơn tiệc teabreak đơn giản.
5. Thực đơn chính của tiệc ngọt.
Thực đơn tiệc ngọt thường khá đơn giản như một buổi tiệc nhẹ, chỉ bao gồm các loại bánh ngọt hoặc bánh mặn, hoa quả tươi được cắt sẵn và các loại nước uống như nước em, sinh tố, trà, cà phê…
6. Kinh nghiệm tổ chức tiệc Teabreak
6.1 Không gian và địa điểm tổ chức
Để có một buổi tiệc được sang trọng, lịch sự và đẳng cấp, thì không gian tổ chức tiệc là một yếu tố quan trọng, ở đây không gian cần có sự thoáng đãng, thư giãn và nhẹ nhàng. Kết hợp thêm một chút âm thanh bằng những bản nhạc du dương với âm lượng vừa phải để tăng thêm sự thư giãn, tạo điều kiện để mọi người cùng trò chuyện, tương tác thoải mái với nhau.
6.2 Thực đơn cho buổi tiệc
Cần lựa chọn các món ăn đơn giản, cung cấp năng lượng một cách nhanh chống, tránh các món ăn quá cầu kỳ đòi hỏi mất nhiều thời gian. Nước uốn thì nên chọn những loại yêu tiên như nước em hoa quả, trà, cà phê…
Trái cây thì nên cắt sẵn và sếp gọn vào đĩa, Một số loại hoa quả thông thường được sử dụng trong các bàn tiệc teabreak như: Dưa hấu, dưa lưới, ổi, xoài, nho, thanh long, cam, mận,..
